Of je nou vrijwillig of gedwongen thuiswerkt, je dag gaat net even anders dan normaal gesproken op kantoor. Geen afspraken, geen collega’s die even een praatje komen maken, communicatie via mail of telefoon en niemand die in de gaten houd wat je nou eigenlijk aan het doen bent. Voor de een een droom, voor de ander toch best lastig om productief te blijven. Wij helpen je uit de brand met ons 5-stappenplan voor een productieve thuiswerkdag.
1. Kies een goede werkplek
Mensen zijn gewoontedieren. Heel veel dingen die je doet zijn ingesleten patronen. Waarschijnlijk heeft iedereen bij jou een vaste stoel aan de eettafel en zit je altijd in een bepaald hoekje van de bank. Dit is heel prettig in het normale leven, omdat je zo minder hoeft na te denken over wat je doet. Maar als je opeens thuis gaat werken, kan het tegen je werken. Als je met je laptop aan je vaste plek aan de eettafel gaat zitten, blijf je onbewust in je vaste patronen zitten en is het lastig om in de werksfeer te komen. Ga dus ergens anders zitten dan je normaal zit; in een andere kamer, maar als dat niet mogelijk is, bijvoorbeeld aan de andere kant van de tafel. Zo hebben wij thuis geen aparte werkkamer, maar verplaatsen we de tafel een beetje als we thuiswerken, zodat het gevoelsmatig duidelijk is dat we nu echt aan het werk zijn.
2. Zorg voor de juiste accessoires
Kantoren moeten zich aan allerlei arbo-wetten houden, waardoor je op kantoor waarschijnlijk een verstelbaar zit-sta-bureau hebt inclusief verende bureaustoel, een losse muis en toetsenbord, een monitor of misschien wel meerdere. Allemaal zaken die je ontbeert als je gewoon thuis aan je keukentafel moet gaan werken. Om nou te voorkomen dat je aan het eind van de dag een bochel en last van je nek en schouders hebt, is een juiste zithouding onontbeerlijk:
- Zorg ervoor dat je stoel de juiste hoogte heeft. Als je rechtop zit, zou je je voeten plat op de grond moeten kunnen zetten. Zit je te laag, zoek dan een andere stoel uit of ga op een kussentje zitten. Als je je handen op je bureau of tafel legt, hoort je elleboog een hoek van 90 graden te hebben. Bij mij zijn tafels vaak te hoog, waardoor ik mijn schouders veel optrek. Wederom helpt een kussentje hier goed bij.
- Waarschijnlijk kijk je naar beneden wanneer je op je laptopscherm kijkt. Dit is niet goed voor je nek. Voor een paar tientjes koop je op het internet een laptopsteun, waarmee je je laptop gemakkelijk verhoogt. Idealiter is de bovenkant van je scherm op ooghoogte.
- Het toetsenbord en touchpad van je laptop zitten ook hoogstwaarschijnlijk niet op de juiste hoogte. Schaf daarom gewoon een los toetsenbord en losse muis aan. Omdat deze accessoires echt nodig zijn voor een goede houding, kun je ze waarschijnlijk (deels) bij je baas declareren.
Naast fysieke accessoires is het ook handig als je op een handige manier contact houdt met je collega’s. Software als Skype en Slack maakt communicatie veel gemakkelijker. Zorg er ook voor dat je toegang hebt tot je bestanden. Bij sommige bedrijven heb je alleen middels een beveiligde verbinding toegang tot je bestanden. Zorg ervoor dat je weet hoe dit zit bij jouw bedrijf.
3. Communiceer dat je aan het werk bent
Ook al werk je thuis waarschijnlijk in je eentje, het is belangrijk dat je communiceert dat je aan het werk bent. Natuurlijk aan je collega’s, maar ook aan je geliefde, kinderen of andere huisgenoten. Om te voorkomen dat je niet de hele tijd gestoord wordt door bellende of mailende collega’s, kun je in ‘stilteblokken’ werken; zet je telefoon op stil en check je mail niet voor een uur. Er zijn maar weinig zaken die zo urgent zijn dat ze niet een uurtje kunnen wachten, en je staat verstelt van hoeveel je gedaan kunt krijgen in een uur geconcentreerd werken. (En probeer ook gewoon eens op kantoor of je dit zogenaamde deepwork voor elkaar krijgt.)
Natuurlijk begrijp je dat je je collega’s op de hoogte moet houden van dat je thuiswerkt, maar waarschijnlijk vergeet je goed duidelijk te zijn tegen je geliefde, kinderen of huisgenoten. Terwijl dit juist heel belangrijk is voor je productiviteit en de goede sfeer in je huis. Wees extreem duidelijk tegen de mensen in je huis dat je nu aan het werk bent en echt even niet gestoord kan worden. En zeg hierbij wanneer je weer bereikbaar bent. Vooral met kinderen – en eigenwijze geliefden – werkt het goed om dit extra expliciet te maken door bijvoorbeeld een rode post-it op je laptop te plakken wanneer je niet gestoord wilt worden. En haal deze weer van je laptop als je even pauze hebt. Het voelt misschien een beetje bot, maar het is ook voor je kinderen of geliefde prettig om duidelijkheid te hebben over je bereikbaarheid.
4. Stel zelf doelen (en stop met werken als je ze af hebt)
Een van de lastigste dingen aan thuiswerken is gemotiveerd blijven om dingen te doen. Dit komt meestal omdat je geen duidelijke doelen gesteld hebt. Op je werk heb je vaak afspraken waar je gewoon heen moet, een beetje sociale controle van je collega’s en mag je rond vijf uur weer naar huis. Thuis valt dit allemaal weg. Vooral als je aan zaken zonder directe deadline werkt, vind je jezelf soms terug halverwege je LinkedIn feed en is het lastig om geconcentreerd te blijven. En mede omdat je geen afspraken hebt en keuvelende collega’s ben je alsnog productiever dan op je werk, toch? Misschien wel, maar je wordt best wel een beetje lamlendig van ongeconcentreerd een beetje werken.
Wat mij dan helpt is om mezelf doelen te stellen. Maak (een paar) realistische doelen die je vandaag af kunt krijgen. En, misschien nog wel het belangrijkst, stop ook met werken als je deze af hebt. De meeste gaan efficiënter werken als ze weten wat het einddoel is. Het voorkomt ook dat je gaat lummelen, want de keuze tussen browsen op LinkedIn of een uur eerder stoppen met werken is makkelijk gemaakt.
5. Houd pauzes en doe gewoon het huishouden
Door thuis te werken zit je niet in het ritme van een normale werkdag. Dat kan prettig zijn, maar het zorgt er waarschijnlijk ook voor dat je vergeet pauze te nemen. Doe dit vooral wel. Het is heel goed voor je creativiteit om even iets anders te doen dan achter je computer zitten. Maak dan ook vooral van de gelegenheid gebruik om even de was te doen als je ergens even niet uitkomt. Juist iets met je handen doen, helpt vaak om je gedachten te ordenen en zorgt ervoor dat je betere en creatievere oplossingen verzint.